Compliance
Hinweisgebersystem und interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Wir leben in einer Zeit, in der die Regelungsdichte von vielfältigen Rechtsvorschriften immer höher wird und die Vorschriften mitunter eine kaum noch verständliche Komplexität erreichen.
Deshalb gilt es, Rechtsrisiken künftig frühzeitig zu erkennen und ihnen mit sinnvollen Maßnahmen zu begegnen. Um alle KVBbg-Beschäftigten einschließlich der Führungskräfte vor Fehlern und deren Konsequenzen besser zu schützen, soll ein sogenanntes Compliance-Management-System beim KVBbg eingeführt werden.
Compliance steht dabei für Rechtmäßigkeit und Redlichkeit. Das dazugehörige Management-System soll als eine auf den KVBbg angepasste Struktur in den nächsten Jahren entwickelt werden. Schwerpunkte werden sein, die vielfach schon bestehenden Regeln zu überprüfen und strukturiert zusammenzuführen sowie die noch nicht vorhandenen Compliance-Aspekte zu ergänzen.
Dieses strategisch angelegte KVBbg-Vorhaben wird von EU-rechtlichen Vorgaben und nationalen Gesetzen flankiert. Hervorzuheben ist hier das im Jahr 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Zwei wesentliche Ziele dieses Gesetzes sind der umfassende Schutz von hinweisgebenden Personen sowie die Verpflichtung von Arbeitgebern, ein Hinweisgebersystem mit einer internen Meldestelle einzurichten. Dabei gilt es, eine Vielzahl von Einzelvorgaben zu berücksichtigen. Auch Meldungen über externe Meldestellen, die i. d. R. bei Bundesämtern angesiedelt sind, stehen hinweisgebenden Personen offen. Meldungen sind nach Maßgabe des HinSchG zulässig, wenn der konkrete, begründete Verdacht der Verwirklichung eines bußgeld- und/oder strafbewährten Tatbestandes durch KVBbg-Beschäftigte besteht oder es sich um einen möglichen Verstoß gegen verbandseigene Regeln und Verhaltensgrundsätze handelt. Das KVBbg-Hinweisgebersystem ist nicht für Beschwerden gedacht. Sollten Leistungen des KVBbg zur Unzufriedenheit geführt haben, ist die in den Unterlagen aufgeführte Person zu kontaktieren.
Den Anforderungen des HinSchG trägt der KVBbg Rechnung, indem er eine interne Meldestelle eingerichtet hat, die über verschiedene Meldekanäle erreichbar ist.
Sie nimmt von allen KVBbg-Beschäftigten sowie von Beschäftigten der KVBbg-Geschäftspartner mit beruflichem Bezug zum KVBbg (z. B. von Beschäftigen eines Lieferunternehmens oder von Personalsachbearbeitern/innnen eines ZVK-Mitgliedes) Meldungen entgegen. Dabei steht es der hinweisgebenden Person frei, den für sie am besten geeigneten Meldekanal zu wählen. Dies wird regelmäßig davon abhängen, ob die Meldung personalisiert oder anonym abgegeben werden soll. Beides ist möglich.
Im Sinne eines hohen Vertraulichkeitsschutzes wurde für den KVBbg eine externe Lösung über die Inanspruchnahme des Leistungspaketes der BDO Compliance Assistance gefunden.
Schriftliche Hinweise können an die
BDO Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Zielstattstr. 40
81379 München
gerichtet werden.
Ein Meldekanal ist über die telefonische Erreichbarkeit einer der drei Ombudspersonen
- Ombudsperson Rechtsanwalt Jesko Trahms,
- Ombudsperson Rechtsanwältin Dr. Cora Keller,
- Ombudsperson Rechtsanwalt Dr. Andy Breitner,
während der üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag (mit Ausnahme von Sonn- und Feiertagen) von 08:00 bis 18:00 Uhr unter:
0211 - 9232470-7
eingerichtet worden.
Ein Meldekanal besteht über die Erreichbarkeit einer Ombudsperson per einfacher oder verschlüsselter E-Mail unter: kvbbg@wb.bdo.de .
Als Meldekanal ist auch ein Gespräch mit einer Ombudsperson in Präsenz in Berlin möglich. Dies allerdings erst nach Kontaktaufnahme mit entsprechender Wunschäußerung durch die hinweisgebende Person.
Bei Einwilligung der hinweisgebenden Person besteht ein Meldekanal über eine Zusammenkunft im Wege der Bild- und Tonübertragung (Videokonferenz).
Der wohl interessanteste Meldekanal ermöglicht personalisierte, teilpersonalisierte und anonyme Mitteilungen über das elektronische Hinweisgebersystem, das unter: https://portal.bdolegal-whistleblower.de/ erreichbar ist.