Mitgliedsaufnahmeprozess

Zweck: Diese Prozessbeschreibung definiert die Abläufe für die Aufnahme neuer Mitglieder, die Durchführung der Kick-Off-Veranstaltung und den Go-Live der Mitgliedschaft. Ziel ist es, eine strukturierte, fristgerechte und transparente Integration neuer Mitglieder sicherzustellen.

Geltungsbereich: Dieser Prozess gilt für alle neuen Mitglieder, die ab dem jeweiligen Jahr aufgenommen werden.

Prozessverantwortliche:

  • Mitgliederverwaltung: zuständig für die Prüfung und Bearbeitung der Mitgliedsanträge
  • Projektteam: zuständig für Organisation der Kick-Off-Veranstaltung und Begleitung bis zum Go-Live
  • Leistungsmanagement: zuständig für die Organisation und Abwicklung des laufenden Tagesgeschäftes

Prozessablauf

1. Mitgliedsaufnahmeantrag (bis 30.06.)

    • Neue Mitglieder reichen ihren Mitgliedsaufnahmeantrag fristgerecht bis spätestens 30. Juni des laufenden Jahres ein.
    • Die Mitgliederverwaltung prüft die Vollständigkeit und Richtigkeit der Antragsunterlagen.
    • Rückfragen oder fehlende Unterlagen werden umgehend beim Antragsteller angefordert.

2. Mitgliedsaufnahmebescheid (bis 31.07.)

    • Nach Prüfung der Anträge erstellt die Mitgliederverwaltung den Mitgliedsaufnahmebescheid.
    • Der Bescheid wird spätestens bis 31. Juli an die Antragsteller versendet und bestätigt die Aufnahme.

3. Kick-Off-Veranstaltung (bis 30.09.)

    • Alle neuen Mitglieder werden zur Kick-Off-Veranstaltung eingeladen, die spätestens bis 30. September des Jahres stattfindet.
    • Ziel der Veranstaltung: Vorstellung der Organisation, der relevanten Prozesse, Ansprechpartner sowie erste Vernetzung der Mitglieder.
    • Materialien und Agenda werden vorab an die Teilnehmer verteilt.

4. Go-Live der Mitgliedschaft (01.01. des Folgejahres)

    • Die Mitgliedschaft der neuen Mitglieder beginnt offiziell zum 01. Januar des Folgejahres.
    • Mitglieder erhalten Zugang zu internen Systemen, Kommunikationsplattformen oder weiteren Ressourcen.

Dokumentation und Archivierung

  • Alle Anträge, Bescheide und Unterlagen der Kick-Off-Veranstaltung werden gemäß interner Richtlinien archiviert.
  • Die Einhaltung der Fristen wird regelmäßig überprüft, um eine termingerechte Abwicklung sicherzustellen.

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