Datenschutzerklärung für die Beihilfe-App

I. Datensicherheit

Die gesamte Kommunikation über die Beihilfe App ist mit einem sicheren Verschlüsselungsverfahren (4096-Bit-Verschlüsselung) abgesichert. Um Risiken wie den Missbrauch durch Dritte – z. B. durch Diebstahl oder Verlust des Smartphones oder sonstiger Geräte, mit denen die App genutzt wird – einzuschränken, ist für den Login in die Beihilfe App neben der Benutzerkennung das von der Nutzerin oder dem Nutzer vergebene Passwort und die Transaktionsnummer (TAN), welche der Nutzerin oder dem Nutzer im Rahmen des Registrierungsprozesses automatisiert per Briefpost an Ihre in der KVBbg-Beihilfekasse hinterlegte Anschrift zugeschickt wird, notwendig. Anstelle eines Passworts können Sie auch die Touch-ID oder die Face-ID verwenden.

Die TAN ist darüber hinaus aus Gründen der Sicherheit gerätebezogen. Falls die Nutzerin oder der Nutzer die Beihilfe App mit einem neuen bzw. weiteren Gerät benutzen möchten, benötigt sie oder er also eine weitere TAN. Diese wird der Nutzerin oder dem Nutzer ebenso automatisch per Briefpost übermittelt, sobald sie oder er sich auf dem neuen oder weiteren Gerät registriert.

Zusätzlich empfehlen wir,

• eine Gerätesperre mittels eines Passwortes, PIN, Face-ID oder Touch-ID zu verwenden, damit die Daten in der Beihilfe App vor dem automatischen Logout vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind. Ein sicheres Passwort enthält Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern und mindestens ein Sonderzeichen. Es sollte zudem keinen Bezug zu Ihrer Person haben, wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihr Geburtsdatum. Achten Sie bei der Erstellung einer PIN darauf, dass Sie verschiedene, nicht aufeinander folgende Ziffern wählen und es sich um Ziffern handelt, die nicht leicht erraten werden können, wie z. B. Ihr Geburtsdatum.
• ein sicheres Passwort für die App zu verwenden, falls Sie weder Face-ID noch Touch-ID nutzen möchten
• bei der Eingabe der Daten zur Registrierung darauf zu achten, dass diese nicht durch Dritte ausgespäht werden.

II. Verantwortlicher

Kommunaler Versorgungsverband Brandenburg
– Körperschaft des öffentlichen Rechts –
Rudolf-Breitscheid-Straße 64
16775 Gransee
Gesetzlicher Vertreter:
Direktorin Kerstin Stabenow
Telefon: 03306 79 86 -1010
E-Mail: info@kvbbg.de

III. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Zweck ist die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags für Festsetzung und Auszahlungen von Beihilfen nach beamtenrechtlichen Vorschriften oder aufgrund tarifvertraglicher bzw. arbeitsvertraglicher Regelungen.

IV. Personenbezogene Daten

1. Zugangsdaten:

Vorname, Name, Geburtsdatum, Beihilfenummer, Passwort und TAN (alternativ: Face-ID, bzw. Touch-ID) werden im Rahmen der Anmeldung für die Authentifizierung genutzt. Diese Daten des Nutzers werden im ISH der IBM (siehe Ziffer 5) gespeichert. Die Daten auf den Servern werden regelmäßig mit den Daten der bei uns als beihilfeberechtigt geführten Personen abgeglichen und aktualisiert.

2. Identifikationsdaten:

• Merkmale zur Identifikation des Nutzers (User ID, App ID, Passwort (alternativ: Touch-ID, Face-ID), TAN).
• Zeitpunkte der Interaktion mit dem Server (z.B. Zeitpunkt Belegeinreichung)
• Starten der App (Relevant zur Übertragung inhaltlicher Updates).

Diese Daten werden, solange sie für den Betrieb der App notwendig sind, gespeichert.

3. Beleg- und Antragsdaten:

Die Dokumente und abfotografierten Belege (Zugriffsberechtigung auf die Kamera erforderlich) werden an den KVBbg übermittelt und im Rahmen der rechtlichen Anforderungen entsprechend verarbeitet. Es werden nur die Daten vom Beleg gespeichert, die für die Abrechnung und Gewährung der Beihilfe relevant sind. Es erfolgt eine Rückmeldung an die App, wenn die Belege eingegangen sind.

4. Beihilfebescheide und weitere Dokumente des KVBbg

Mit Ausnahme der förmlich zuzustellenden Bescheide (z. B.: Widerspruchsbescheide) werden der Nutzerin bzw. dem Nutzer der Beihilfe App sämtliche Bescheide und Dokumente über die Beihilfe App und damit nicht mehr auf dem Postweg bekanntgegeben bzw. übermittelt. Die Nutzerin oder der Nutzerin erhalten standardisiert eine Push-Benachrichtigung bei Bereitstellung eines Dokuments.

5. Empfänger der Daten

Der KVBbg hat IBM als Dienstleister für die Bereitstellung und den Betrieb der App beauftragt. Empfänger der Daten sind der KVBbg (Antrags- und Belegdaten) sowie die Nutzerin oder der Nutzer der App (Bescheide und weitere Dokumente).
Die von den Nutzerinnen und Nutzern bzw. vom KVBbg bereitgestellten Dokumente sind im IBM Service Hub (ISH) so verschlüsselt, dass die Dokumente nicht für die IBM einsehbar sind.
Da die Dokumente im ISH gespeichert sind, können sie von diversen mobilen Endgeräten abgerufen werden, wenn der Registrierungsprozess für diese Endgeräte inklusive des TAN-Verfahrens erfolgreich abgeschlossen worden ist.

6. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der elektronischen Akte des KVBbg

Die Löschfristen für die Personalaktendaten über Beihilfe richten sich nach § 100 Absatz 2 Beamtengesetz für das Land Brandenburg (Landesbeamtengesetz – LBG).

7. Speicherdauer der personenbezogenen Daten in der Cloud

Auf die Berechtigten-Daten im ISH haben KVBbg und auch IBM keinen Zugriff. Hier entscheidet alleine die Nutzerin oder der Nutzer über die Speicherdauer der Dokumente.

V. Betroffenenrechte

1. Recht auf Löschung

Die Nutzerin oder der Nutzer können sowohl die selbst übermittelten als auch die vom KVBbg bereitgestellten und in der Cloud gespeicherten Dokumente jederzeit eigenhändig löschen.
Alternativ können die Nutzerinnen und Nutzer auch beim KVBbg die Löschung der Daten in der Cloud nach § 17 EU-DSGVO beantragen. In diesem Fall werden die im ISH gespeicherten Dokumente von IBM auf Veranlassung des KVBbg gelöscht.

2. Weitere Betroffenenrechte

Im Einzelnen handelt es sich um weitere folgende Rechte:

• Auskunftsrecht der betroffenen Person (Artikel 15 EU-DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Artikel 16 EU-DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO).

VI. Widerruf der Einwilligungserklärung

Die Nutzung der Beihilfe App kann jederzeit widerrufen werden und muss schriftlich erfolgen. Nach Eingang des Widerrufs kann der Account für die Antragstellung jederzeit vom KVBbg gesperrt werden.
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten durch den KVBbg wird nach Eingang des Widerrufs unverzüglich eingestellt.
Die Rechtmäßigkeit der elektronischen Übermittlung der personenbezogenen Daten durch die KVBbg-Beihilfekasse bis zum Widerruf wird hierbei nicht berührt.
Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach einem wirksamen Widerruf erneut registrieren müssen, wenn Sie die Beihilfe App wieder (vollständig) nutzen möchten.

VII. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei unserer Aufsichtsbehörde,
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
Tel.: +49 33203 356 - 0
wenn sie der Ansicht ist, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

VIII. Weitere Informationen zum Datenschutz beim KVBbg

Bei Fragen zum Datenschutz bzw. Datensicherheit können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Kommunalen Versorgungsverbands Brandenburg wenden:
Dirk Erdmann
Rudolf-Breitscheid-Straße 64
16775 Gransee
Telefon: 0221 8273-2995
E-Mail: bdii@kvbbg.de